Impari guardando, un passo alla volta.

Prima di emettere la prima fattura completa i dati della tua impresa in Impostazioni → Azienda: denominazione (o nome e cognome per le ditte individuali), partita IVA, codice fiscale, regime fiscale e indirizzo della sede legale. Questi dati finiscono nella sezione CedentePrestatore di ogni fattura elettronica, quindi devono essere corretti.

Il regime fiscale (es. RF01 ordinario, RF19 forfettario) guida automatismi importanti su IVA, marca da bollo e diciture obbligatorie in fattura: impostalo correttamente fin dall'inizio.

In Impostazioni → Profilo gestisci invece i tuoi dati di accesso personali: nome, foto, password e autenticazione a due fattori (2FA).

Da «Nuovo documento» (o dal menu Fattura elettronica in alto) scegli il tipo, il cliente e aggiungi le righe richiamando i prodotti a listino o digitandoli liberamente. Il totale, l'IVA e l'eventuale ritenuta vengono calcolati in automatico.

Salvando ottieni una bozza, modificabile e priva di numero. Con «Emetti fattura» il documento viene emesso, riceve numero e data definitivi dal sezionale e viene avviato verso il Sistema di Interscambio (SdI).

Finché la fattura non è stata trasmessa allo SdI resta modificabile; dopo l'invio l'editor si blocca per garantire la coerenza con il file trasmesso. Le bozze sono sempre raggiungibili dalla voce di menu «Bozze».

Dopo l'invio, lo SdI elabora la fattura e restituisce un esito, visibile nella colonna dedicata della lista Fatture inviate: Recapitata, Accettata, Scartata, Mancata consegna o Decorrenza termini.

Una fattura Scartata riporta un codice e una descrizione dell'errore: correggi il dato segnalato e rinvia il documento. La «Mancata consegna» non è un errore — la fattura è valida e l'AdE la mette comunque a disposizione del destinatario nel suo cassetto fiscale.

Da ogni fattura puoi scaricare il file XML trasmesso e, dopo l'invio, il file firmato .p7m, oltre alla copia di cortesia in PDF.

Per stornare o rettificare una fattura già emessa usa, dalle azioni della fattura, «Crea nota di credito» (TD04): vengono riportati cliente e righe, che puoi modificare prima dell'emissione.

La nota di credito viene collegata alla fattura di origine e la compensa automaticamente nello scadenzario, così l'esposizione verso il cliente resta corretta. In alternativa puoi collegare manualmente una NC/ND esistente alla relativa fattura.

Se disponi già del file XML di una fattura puoi importarlo con «Carica fattura»: utile per acquisire fatture attive prodotte altrove o per registrare le fatture passive ricevute dai fornitori.

Le fatture ricevute confluiscono in «Fatture ricevute», dove puoi consultarle, abbinarle a un fornitore in anagrafica e segnarle come lette. La gestione delle fatture passive dipende dal modulo attivo nel piano.

In Incassi/Pagamenti → Scadenziario trovi le scadenze generate dalle condizioni di pagamento dei documenti. Da qui registri gli incassi dei clienti e i pagamenti ai fornitori, anche parziali, aggiornando l'esposizione residua.

L'Agenda offre una vista a calendario delle scadenze, utile per pianificare entrate e uscite. Con «Nuovo evento» ci aggiungi anche i tuoi appuntamenti e promemoria — collegabili a un cliente o a una fattura — e puoi chiedere un avviso nelle notifiche fino a 30 giorni prima.

Conservare le fatture elettroniche per 10 anni è un obbligo del contribuente. Chi se ne occupa per la tua azienda lo trovi in Impostazioni azienda → Moduli aggiuntivi: se non la gestisce il nostro intermediario, puoi aderire gratis al servizio dell'Agenzia delle Entrate dal portale Fatture e Corrispettivi e confermarlo lì.